Hoffen Sie noch - oder archivieren Sie schon?

eMail-Archivierung hat für viele IT-Organisationen etwas mit "hoffen" zu tun: man hofft, dass niemand so genau nachfragt, man hofft, dass das Backup zufällig die gesuchten Daten enthält, wenn man etwas benötigt und man hofft, dass es irgendwann eine praktikable Lösung geben wird.

Das HGB sieht eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist für eMails vor, die als Handels- oder Geschäftsbriefe zu betrachten sind. Wie kann dies garantiert werden?

Mittlerweile bieten Cloud-Backup-Lösungen wie die von uns eingesetzten Systeme ein zuvor unvollstellbares Feature: unbegrenzte Retention - d.h. einmal gesichert bleiben die Daten unbefristet lange im Backup. Also einfach das Backup nutzen um die gesetzlichen Anforderungen abzudecken? Leider nicht. Jeder User kann problemlos absichtlich oder aus Versehen Mails, die aufbewahrungspflichtig wären, löschen. Macht er das, bevor der Backup-Lauf die Sicherung durchgeführt hat, findet die Mail nie den Weg ins Backup und damit ist die gesetzliche Anforderung nicht erfüllt.

Eine andere Lösung muss her, doch welche Anforderungen muss sie erfüllen?

Da es nicht praktikabel ist, eine 100% fehlerfreie Kategorisierung von Mails nach "aufbewahrungspflichtig" und “nicht aufbewahrungspflichtig” durchzuführen, bleibt nur ein Weg: alles archivieren - und zwar bevor der User eine Chance hat, zu löschen. Dies lässt sich mit dem sog. Journaling des Mailservers erreichen: jede eingehende und ausgehende Mail wird sofort an das Archiv weitergereicht - noch bevor sie im Postfach des Users landet.

Das hat den Nachteil, dass die Mails eines Users im Archiv auf einem großen Haufen landen - deshalb ist es sinnvoll, zusätzlich auch dessen Postfach zu erfassen und damit auch ggf. vom User durchgeführte Sortierarbeiten in Unterordner des Posteingangs im Archiv mit abzubilden. Da bei der Kombination beider Verfahren nahezu jede Mail zweifach im Archiv landet (einmal über das Journal, einmal über die Postfacherfassung), ist eine leistungsfähige Deduplizierung unumgänglich, damit der Speicherplatzbedarf nicht explodiert. Ebenfalls wichtig ist eine gute Kompression, da schließlich große Datenmengen lange aufbewahrt werden sollen.

Wenn schon ein perfektes eMail-Archiv erstellt wird, ist es wünschenswert, das Mailpostfach der User zu entlasten - je kleiner es ist, desto schneller und ressourcensparender arbeitet z.B. Outlook. Da alle Mails archiviert sind, ist dies sehr einfach: man kann z.B. alle Mails, die älter als ein Jahr sind, aus dem Postfach entfernen lassen (und nur noch im Archiv halten). Damit dies die User nicht einschränkt, ist es allerdings wichtig, dass das Mailarchiv einfach und genauso intuitiv wie das Postfach selbst genutzt werden kann - die perfekte Lösung ist ein Mailarchiv, das direkt in Outlook integriert ist.

Es gibt seit langer Zeit Mailarchivsysteme, die diese Anforderung mit Bravour meistern - oft leider aber nur als on-Premise-Lösung, die einen eigenen Server und in Verbindung mit M365 ein Gateway von draußen nach drinnen benötigt. Der Eigenbetrieb und Pflege einer solchen Lösung sind weder simpel noch billig: zusätzliche Server, Backup, Security, Patchen, Lizenzen usw. In der notwendigen Verfügbarkeit ist dies für Firmen mit überschaubar großer IT in der notwendigen Qualität kaum machbar. Ein Hosting kommt an dieser Stelle nur in Frage, wenn es sich nicht um eine einfache on-Premise-Lösung handelt, die ein Anbieter irgendwo ins Rechenzentrum gestellt hat. Es geht schließlich nicht um einen transaktionalen Dienst, sondern um einen hochverlässlichen Langzeitbetrieb.

Wir haben uns sehr lange mit einer Lösung für unsere Kunden Zeit gelassen, da wir nicht bereit waren, unsere Ansprüche zugunsten einer früher realisierbaren Lösung zu senken. Nun gibt es endlich alle gewünschten Funktionen als reine SaaS-Lösung:

• DSGVO- und GoBD-geprüfte eMail-Archivierung

• ISO-zertifizierte deutsche Rechenzentren

• Zugriff über Outlook-Addin, Fatclient oder Web

• Optimale M365-Integration

• Geringer Einrichtungsaufwand

• Günstige Monatspreise pro Archiv

• Keine Mindestabnahme: ab einem einzigen User praktikabel einsetzbar

• Jederzeit exportierbar in unterschiedlichen Industriestandardformaten

• Fair-Use-Policy für den Speicherplatzbedarf

Sprechen Sie uns an - wir zeigen Ihnen gerne die Lösung für Ihre Archivierung.