Microsoft Teams - Kanal voll? Noch lange nicht!

Die namensgebenden Teams im beliebten Microsoft-Produkt sind ein enorm effektives Organisationsmittel: mit ihnen bringt man Mitarbeiter (und auf Wunsch auch Externe) zusammen an einen virtuellen "Tisch" und erlaubt Zusammenarbeit auf einem neuen Level. Ein wesentliches Merkmal dieser Teams sind die sogenannten Kanäle. Jüngst wurden die Möglichkeiten durch freigegebene Kanäle nochmals sehr stark erweitert. Grund genug die Funktionen detailliert zu betrachten.

Standardkanäle

Jedes Team hat einen Standardkanal - den Kanal "Allgemein" - er wird automatisch angelegt und steht immer allen Mitgliedern zur Verfügung. (Ich nutze in diesem Artikel den Begriff "Mitglieder" der Einfachheit halber synonym für Mitglieder und Besitzer eines Teams)

Kanäle in den Teams sind vom Prinzip her Chatgruppen. Allerdings unterscheiden sie sich von den Chats mit mehreren Personen im Chat-Bereich von Teams in einem wesentlichen Punkt: hier gibt es Unterhaltungen. D.h. der Chat ist nicht einfach eine endlose Sammlung von Posts, sondern ein neuer Post ist potentiell eine neue Unterhaltung: man entscheidet sich beim Posten in Kanälen, ob man eine neue Unterhaltung startet, oder zu einer der vorhandenen antwortet. Dadurch ist es möglich, in einem Kanal mehrere gleichzeitige Unterhaltungen zu führen, ohne, dass die einzelnen Posts kreuz und quer durcheinandergeraten.

Meine Empfehlung ist es, immer mit dem Kanal "Allgemein" zu beginnen und weitere Kanäle bei Bedarf anzulegen. Wer direkt zum Start z.B. eines Projekts gleich fünf Kanäle anlegt, weiß entweder exakt, was er tut, oder stellt später oft fest, dass die meisten Kanäle nicht genutzt werden. "Bedarf" erkennt man daran, dass in den bestehenden Kanälen zu viele gleichzeitige Unterhaltungen laufen oder daran, dass es schwierig ist, thematisch sinnvoll zu differenzieren.

Legt man einen weiteren Kanal (z.B. im Projekt "Technik") zusätzlich zu "Allgemein" an, hat man eine weitere Chatgruppe, in der man sich spezifisch zu - im Beispiel - technischen Aspekten des Projekts unterhalten kann. Der große Vorteil (abgesehen von der Trennung) ist hier, dass jedes Mitglied für sich bestimmen kann, welche Kanäle auf welche Art und Weise benachrichtigt werden sollen - der Vertriebsmitarbeiter kann z.B. getrost den Technik-Kanal stummschalten und nur bei Bedarf einen Blick hineinwerfen. Durch sinnvolles Nutzen von sogenannten Mentions (@-Zeichen + Name des Kollegen) kann der Vertriebsmitarbeiter beispielsweise trotzdem auf einen für ihn relevanten Post im Technik-Kanal aufmerksam gemacht werden.

Alle Standardkanäle nutzen die dem Team gehörende Sharepoint-Teamsite als Dateiablage - in der dort liegenden Dokumentenbibliothek gibt es für jeden Kanal einen Unterordner (der des Kanals "Allgemein" wird im Deutsch unsinnigerweise nicht übersetzt und heißt im Sharepoint daher "General"). Werden Dateien in den Kanal gepackt, speichert Teams diese im Sharepoint und damit schön säuberlich an der Stelle, wo sie der Logik nach auch hingehören - der Kanal (oder die "Chatgruppe") ist damit nicht eine separate Lösung, sondern Teil der Gesamtkonstruktion. 

Private Kanäle

Alternativ zu weiteren Standardkanälen können in einem Team auch sogenannte private Kanäle angelegt werden. Diese haben die gleichen Funktionen wie Standardkanäle, unterscheiden sich aber in zwei wesentlichen Merkmalen: zum einen haben private Kanäle eine Teilmenge der Mitglieder des Ursprungsteams als Teilnehmer - d.h. der Ersteller wählt aus den Mitgliedern des Teams diejenigen aus, die im privaten Kanal beteiligt sind - für die anderen ist der Kanal unsichtbar. Wichtig ist hierbei, dass jedes Mitglied im privaten Kanal zwangsläufig auch Mitglied im zugrundeliegenden Team sein muss.

Zum anderen erstellt Sharepoint eine Unterseite für den privaten Kanal, da die dort verwendeten Dateien ja nicht einfach in der normalen Dateiablage liegen sollen. Da dieser Umstand bei den Usern oft für heftige Verwirrung sorgt, sollte man sich genau überlegen, wo man private Kanäle nutzen möchte und vor allem dafür sorgen, dass die Beteiligten wissen, was sie tun. Eine typische Beispielanwendung wäre ein Team "Inner Circle" mit allen Entscheidern im Unternehmen, und darin enthalten ein privater Kanal "Geschäftsführung" ausschließlich für die Geschäftsführung, der für die Geschäftsführungsthemen im Inner Circle verwendet wird.

Brandneu: Freigegebene Kanäle

Im Juli 2022 ist nun ein weiterer Kanaltyp hinzugekommen - der freigegebene Kanal. Solche Kanäle können geteilt werden - und zwar mit Personen oder mit anderen Kanälen.

Die Option freigegebene Kanäle mit Personen zu teilen, erlaubt jetzt genau das, was sich viele von uns schon immer gewünscht haben: man kann eine Person, die nicht Mitglied im Team ist, trotzdem in einen einzelnen Kanal des Teams hinzufügen (ohne damit den ganzen Rest für sie freizugeben).

Die Option freigegebene Kanäle mit anderen Teams zu teilen, bietet interessante Möglichkeiten bei überlappenden Anforderungen - so kann zum Beispiel das Team "Marketing" einen gemeinsamen Kanal "Budget" mit dem Team "Finanzbuchhaltung" haben.

Dem Ganzen wird die Krone der Zusammenarbeit aufgesetzt, wenn man externe Kollaboration erlaubt und damit die Möglichkeit schafft, freigegebene Kanäle auch extern (mit anderen M365-Business-Usern oder Teams) zu teilen.

Damit kann z.B. der externe Dienstleister dem Planungskanal eines Projektteams hinzugefügt werden, ohne dass er dauernd in Teams den Tenant wechseln muss und, ohne dass ihm damit das gesamte Team freigegeben wird.

Hat ein Kunde für das gemeinsame Projekt in seinem Tenant ebenfalls ein Team, kann ein Kanal zwischen Dienstleister und Kunde in deren jeweiligen Teams bereitgestellt werden. Da die Dateiablage im Sharepoint liegt, nutzen alle Beteiligten die gleiche Datenbasis (die sich sogar um z.B. Sharepoint-Listen und OneNote-Notizbücher erweitern lässt).

Die Funktion zum tenantübergreifenden Teilen muss pro Tenant einmalig zentral aktiviert werden. Dann können Besitzer von Teams Kanäle extern teilen.

Fazit

Alles in Allem bieten Kanäle in Teams unglaublich viele Möglichkeiten - damit aber natürlich auch das übliche Problem: eine sinnvolle Struktur muss mit Erfahrung sowie Sinn und Verstand geplant werden - sonst entsteht schnell Wildwuchs.