Was ist „Places“ und braucht man das?

Erstellt mit Microsoft Designer

Die M365-Funktion „Places“ befindet sich in der Vorschau und interessierte Kunden können sich dafür anmelden. Grund genug für mich, genau das zu tun.

Was ist Places?

Der eine oder andere User hat sicher in Outlook schon das Symbol über den einzelnen Kalendertagen bemerkt - dort ist entweder ein Haus oder ein Bürogebäude erkennbar - dies ist der Vorläufer von Places. Das Symbol zeigt an, ob der Mitarbeiter an diesem Tag im Büro oder im Homeoffice ist. Während der Pandemie wurde die Funktion mit heißer Nadel eingebaut; Places ist nun die logische Fortführung davon.

Places erlaubt es den Mitarbeitern sog. Arbeitspläne zu hinterlegen, d.h. jeder definiert für sich selbst, wie seine täglichen Arbeitszeiten sind und wo er sich üblicherweise befindet. Dabei können künftig neben den schon länger in Outlook vorhandenen Optionen (Büro/Homeoffice) beliebig weitere Orte hinterlegt werden - interessant für Unternehmen mit vielen Zweigstellen. Weiterhin fächert Places den Standort weiter auf, falls z.B. geteilte Ressourcen wie bei Desksharing-Konzepten verwendete gemeinsame Schreibtische gebucht werden.

Was bringt mir das?

Bei ignition Teams sind wir extrem dynamisch unterwegs - damit kann es oft schwierig sein, zu wissen, wen man an welchem Tag im Büro antreffen könnte. Mit einem einzigen Klick können die Kollegen jetzt in Outlook markieren, wo sie sind und mein Outlook zeigt mir im Popup genau an, wer auch noch an diesem Tag dort ist.

Gerade dieser Dynamik wird durch Places auf nicht invasive Art Rechnung getragen: Outlook hat kürzlich die Option erhalten, dass man mit dem Flag „Präsenzveranstaltung“ mitteilt (o-Ton Microsoft, dass „gewünscht wird, dass die Teilnehmer der Veranstaltung persönlich beiwohnen, sofern möglich) - dies ist auch ein Fragment von Places, das schon generell verfügbar ist.

Die Diktatoren unter uns fragen jetzt: „Was heißt hier ‘gewünscht wird’ und ‘sofern möglich’?! Das hört sich nach Stuhlkreis an!“ Falsch gedacht. Das ist nicht Stuhlkreis, das ist Respekt und Rücksichtnahme. Wenn ich eine Besprechung plane, die unbedingt erfordert, dass alle vor Ort sind, lade ich nicht zu einem Teams-Meeting ein. Dann steht ein Besprechungsraum im Ort und gut. Wenn ich aber tolerieren kann, dass einzelne Personen nicht vor Ort sind und ich trotzdem mitteilen möchte, dass ich es eben bevorzuge, dass wir uns persönlich treffen, kann ich das nun zum Ausdruck bringen. Das ist super. Einzige Voraussetzung: die Kollegen dürfen die damit gewonnen Freiheiten nicht ausnutzen.

Ein weiteres cooles Feature ist Hybrid RSVP - bei der Zusage zu einem Termin kann ich angeben, ob ich vor Ort teilnehme oder Remote. Dann kann der Organisator auch sinnvoll planen.

Weiterhin kann der User entscheiden, ob sein Presence-Indikator neben Frei, Beschäftigt, Bitte nicht stören usw. auch anzeigt, an welchem Ort er gerade ist.

Places löst viele Probleme, die gerade durch hybride Arbeitsweise entstanden sind - gleichzeitig wird mit ein paar alteingesessenen Raumbuchungsthemen aus dem Exchange-Umfeld aufgeräumt. Copilot ist natürlich auch mit am Start. Wenn man in Zukunft Fragen vom Typ „Wann kann ich mich kurzfristig mit Mara persönlich treffen?“ mit „Am Freitag plant ihr beide im Büro zu sein und es gibt um 09:00 Uhr einen gemeinsamen freien Slot im Kalender“ beantwortet werden, wird die Sache echt spannend.

Getreu dem Untertitel „Meinung|ungefiltert“ verzichte ich auf Befindlichkeiten aufgrund Herstellerbindungen, dem üblichen Geschäftsgebaren und sonstiger Konventionen.
Damit einher geht, dass dieser Blog meine persönliche Meinung widerspiegelt und nur diese - Euer Marc Winter.