Teams-Konferenzen - Netiquette

Online-Konferenzen sind naturgemäß nicht unmittelbar mit Live-Veranstaltungen zu vergleichen. Leider erlebt man es immer wieder, dass Teilnehmer den anderen das Leben sehr schwer machen. Die folgenden Verhaltensempfehlungen sollen vor Allem das richtige “Bauchgefühl” vermitteln, wie man solche Situationen vermeiden kann - letztendlich ist natürlich jeder selbst für sein Verhalten und damit seinen Auftritt verantwortlich.

• ein ordentliches Headset ist Pflicht!
  Wer mit PC-Lautsprechern und einem Tischmikrofon teilnimmt, hat entweder eine entsprechende Broadcast-Ausstattung allererster Güte, oder er stört einfach nur. Man versteht ihn schlecht und es gibt Rückkopplungen. Wer kein Headset hat, sollte die PC-Konferenz ohne Ton starten und sich parallel per Telefon einwählen (falls diese Option angeboten ist)

• wer stört schaltet sich stumm
  Egal, ob man im Auto unterwegs ist, im Büro gerade viel los ist oder der Nachbar mit dem Presslufthammer renoviert: wer eine laute Umgebung hat, schaltet sein Mikrofon nur ein, wenn er auch spricht - damit stört er nicht permanent.

• es gibt einen Unterschied zwischen Telco und Videokonferenz
  Meist ist aus dem Kontext deutlich zu erkennen, ob ein Videobild erwartet wird oder nicht. Ohne Kamera unerklärt in einer Konferenz mit anderen Videoteilnehmern zu sein ist schlicht unhöflich.
  Bei Workshops macht es dies dem Referenten praktisch unmöglich, zu erkennen, wie die Teilnehmer auf seine Ausführungen reagieren. Er spricht “gegen eine Wand” - damit leidet die Effizienz.
  In Situationen mit mäßiger Bandbreite ist es durchaus eine Option, die Kamera zu Beginn einzuschalten, die anderen Teilnehmer zu begrüßen und dann die Kamera nach kurzem Hinweis auf die Bandbreite zu deaktivieren. Wichtig: Ausreden sind oft leicht zu durchschauen…

• je mehr Teilnehmer, desto disziplinierter sollte es zugehen
  Teams hat technikbedingt eine leichte Verzögerung in der Übermittlung. Daher sollten sich generell sowohl Sprecher als auch Zuhörer dieses Umstands bewusst sein: einfach drauflos Reden führt meist zu hektischer Überschneidung; wer pausenlos spricht, gibt den Zuhörern keine Chance sich sinnvoll zu Wort zu melden.
  Die Handzeichen-Funktion erlaubt eine einfache Wortmeldung gerade bei großen Teilnehmerzahlen.
  Ab 5-10 Teilnehmern sollte für alle selbstverständlich sein, dass alle Mikrofone außer das des Sprechers stumm sind, da sonst einfach permanent irgendwelche Störgeräusche zu hören sind.

• Terminabsagen - bitte an die anderen denken
  Termine sollten zeitnahe zu- bzw. abgesagt werden - wie sonst soll der Organisator planen?
  Bei Absagen gebietet die Höflichkeit, eine kurze Begründung mitzuliefern.
  Unter Vorbehalt zuzusagen ist nur eine Option, wenn gleichzeitig eine Begründung und eine klare Ansage erfolgt, wann die konkrete Entscheidung erfolgt - auch hier ist die Planbarkeit für den Organisator der wesentliche Faktor.
  Wer einen Termin absagen muss, macht dies so rechtzeitig wie irgend möglich. Eine Terminabsage 30min vor Start mit der Begründung “ich habe heute keine Zeit” spiegelt deutlich die (nicht vorhandene) Wertschätzung der anderen Teilnehmer wider.

• Verspätung - kommt (eben nicht) vor
  Verspätungen sind Zeitverschwendung für alle anderen Teilnehmer. Insbesondere, wenn der verspätete Teilnehmer wichtig ist. Daher: wenn sich eine Verspätung nicht vermeiden lässt, ist eine kurze Ankündigung das absolute Minimum an Höflichkeit - dann können sich die anderen darauf einrichten und ggf. die Zeit sinnvoll nutzen. Trotzdem: eine ordentliche Planung reduziert Verspätungen auf extreme Ausnahmefälle.

• Überziehungen
  Termin-Überziehungen sind die kleine Schwester von Verspätungen: alle Teilnehmer sind üblicherweise dicht geplant und eine Überziehung daher in vielen Fällen ein großes Problem. Teams zeigt vor Terminende rechtzeitig eine Warnung an - spätestens dann sollte (falls notwendig) offen geklärt werden, ob - und wenn ja, wie lange - eine Überziehung tolerierbar ist.

• Bildschirmfreigaben mit ungeeigneter Auflösung
  Wer präsentiert, sollte sich vor Augen führen, welches Publikum er hat. Gerne in der Reihe “völlig unbrauchbare Präsentationen” genommen ist die Situation “Präsentator: 4k-Display bei voller Auflösung, Teilnehmer: teilweise mit 12-Zoll Notebooks ohne externe Displays”.

• (technisch) unvorbereitet teilnehmen
  Wer keine Übung mit Teams hat, darf gerne 5min früher starten - dann sind die meisten “ich sehe euch nicht”, “ich höre euch nicht”, “mein Teams startet nicht” usw.-Themen deutlich weniger hektisch. Hier leistet die Funktion “Testanruf” im Desktop-Client hervorragende Dienste. Selbst äußerst versierte User nutzen sie gerne um bei wichtigen Meetings nach einem Test garantiert startklar zu sein.