Outlook 2019/365: Die 9 interessantesten Einstellungen

Outlook ist ein Urgestein des Microsoft Office-Pakets. Viele von uns nutzen es seit Jahren. Dennoch kennen die meisten Anwender nur einen Bruchteil der Funktionen in Outlook.

Hier eine Liste der 9 interessantesten unbekannten Einstellungen:

(Die hier angesprochenen Einstellungen befinden sich alle im Einstellungsfenster, das unter Datei/Optionen erreicht werden kann)

Allgemein

• Startoptionen

  • Beim Öffnen von Outlook: Vorherige Elemente nie erneut öffnen
    Outlook bietet neuerdings beim Start an, die zuletzt geöffneten Elemente wieder zu öffnen. Dies führt in den allermeisten Fällen zu mehr Verwirrung als Nutzen. Daher empfehle ich diese Einstellung.
    

• Anlagenoptionen

  • Für Dateien, die ich auf OneDrive oder Sharepoint auswähle: Jedes Mal nachfragen…
    Anwender, die mit Microsoft 365 arbeiten, sollten sinnvollerweise in den meisten Fällen darauf verzichten, Dateien in Form von klassischen Anhängen per Mail zu versenden. Da Ausnahmen aber die Regel bestätigen, sollte man hier keine Vorauswahl treffen, sondern die Nachfrage aktivieren.

E-Mail

• Nachrichten senden

  • STRG+EINGABE sendet eine Nachricht: aus
    Da diese Tastenkombination bei den wenigstens Anwendern aktiv genutzt wird, sollte sie deaktiviert werden. Sie birgt das Risiko einer ungewollten Aktivierung.
    

• Verlauf

  • Für jede Nachricht, die die Anforderung einer Lesebestätigung enthält: Nie eine Lesebestätigung senden
    Das Einfordern einer Lesebestätigung führt bei den meisten Empfängern zu, gelinde gesagt, leichter Verstimmung. Daher sollte man tunlichst darauf verzichten. Umgekehrt erspart man sich solche Anfragen mit dem Setzen dieser Option. Lesebestätigungen werden damit grundsätzlich nicht mehr beantwortet.
    

• Sonstige

  • Beim Löschen Nachrichten als gelesen markieren
    Man kennt das: Manche Nachrichten sind so offensichtlich nutzlos, dass man sie ungelesen löscht. Dummerweise funktioniert der “Ungelesen”-Zähler auch im Papierkorb und nervt dort. Diese Option sorgt dafür, das Nachrichten beim Löschen auch gleich als gelesen markiert werden.

Kalender

• Anzeigeoptionen

  • Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen
    Im Geschäftsalltag ist es relativ üblich Wochennummern zu verwenden. Diese Option blendet die begehrten Nummern vor allen Mini-Kalenderanzeigen in Outlook ein.

Erweitert

• Erinnerungen

  • Erinnerungen vor allen anderen Fenster anzeigen: an
    Normalerweise erhält man Erinnerungen, weil sie wichtig sind. Um so ungeschickter, wenn man durch ungeschicktes Klicken das Erinnerungsfenster hinter anderen Fenster versteckt. Diese Option sorgt dafür, dass das Erinnerungsfenster immer im Vordergrund bleibt.
    

  • Erinnerungen für vergangene Kalenderereignisse automatisch schließen: an
    Wenn man einen Tag lang unterwegs war, hat man alle Erinnerungen auf dem Handy erhalten. Dementsprechend nutzlos ist die massenhafte Erinnerung an bereits vergangene Termine beim Aufruf von Desktop-Outlook. Solche Erinnerungen werden mit dieser Option unterbunden.

• Sonstige

  • "An OneNote senden" mit OneNote für Windows 10 verwenden, falls verfügbar
    Für Microsoft 365-User ist es eine gute Idee, die aktuellere OneNote für Windows 10-Version zu verwenden, auch wenn sie OneNote 2016 nutzen könnten, da das Look & Feel der angestaubten Version überhaupt nicht zu den Online-Diensten passt. Mit dieser Option kann dafür gesorgt werden, dass Outlook das "richtige" OneNote verwendet.