Project Management Office oder "Wie habe ich alle laufenden Projekte gemeinsam im Überblick?"

Wie erfolgreich die Visualisierung ist, haben wir nun in den letzten zwei Beiträgen gelesen.

Wieso also nicht die Projekte visualisieren und somit einen Überblick über die gesamten Projekte bekommen.

Pinnen Sie sich doch mal alle Projekte, welche aktuell am Laufen sind auf ein Board und schauen Sie wie leicht es sich anfühlt. Sie müssen nicht mehr ständig alles im Kopf haben, um es nicht zu vergessen. Das Board gibt Ihnen genug Unterstützung. Wenn Sie dann noch hin gehen und das PMO-Board gemeinsam mit dem Team durchsprechen, kommen Synergien zum Vorschein, von denen Sie sonst nur träumen würden. Nutzen Sie die Chance und beziehen Sie alle mit ein, sie sind die Spezialisten in ihren jeweiligen Gebieten und sie können Sie noch mehr unterstützen und voranbringen, wenn Sie es zulassen.

Die Struktur für das PMO-Board ist recht simpel. Erstellen Sie Buckets mit den jeweiligen Phasen, welche Ihre Projekte durchlaufen werden. Pinnen Sie die einzelnen Projekte als Kärtchen zur jeweiligen Phase. Geben Sie ihm ggf. Informationen mit, beispielsweise den Namen des Projektmanagers oder des Verantwortlichen. Fertig ist das Board! Halten Sie das Board dynamisch. Verschieben Sie die Kärtchen immer in die entsprechenden Phasen. Nun haben Sie zu jeder Zeit einen schnellen, visualisierten Überblick über den Status der Projekte.

Überlegen Sie sich danach nochmal konkret, ob sie mit einem bestimmten Projektteam oder den Projektleitern ein PMO-Meeting zu einem bestimmten Rhythmus (weekly oder monthly) einführen. Sie bekommen in einem kurzen halbstündlichen, wiederkehrenden Meeting die Stände der Projekte mit und können gezielt die weiteren Schritte besprechen. Nutzen Sie hierfür doch auch mal die Kommentarfunktion, um die letzten oder aktuellen Stände zu dokumentieren.

Viel Spaß damit!

Psst..kleiner Praxistipp: wenn Ihre Projekte bestimmte Informationen oder eine andere Darstellung, Sortierung oder etwas benötigen, was Sie im Planner nicht finden können, dann überlegen Sie sich, ob sie das PMO-Board nicht in Planner, sondern in einer SharePoint List anlegen. Dafür benötigen Sie ein paar mehr Kenntnisse aber auch das bekommen Sie mit der Zeit hin. Hierzu bald mehr in einem weiteren Blogbeitrag.