SharePoint Schätze heben: Effiziente Dokumentensuche mit OCR-Tools
In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist es unerlässlich, dass Informationen jederzeit und überall leicht zugänglich sind. Viele Unternehmen nutzen dafür SharePoint, um ihre Dokumente zentral zu speichern und Teams eine effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen. Doch was passiert, wenn die Dokumente in Ihrem SharePoint-System nicht durchsuchbar sind? Sie verlieren wertvolle Zeit, da Sie wichtige Informationen manuell durchsuchen müssen. Das bedeutet, dass Ihre SharePoint-Suche und auch Tools wie Microsoft Copilot nicht alle relevanten Daten finden können – insbesondere, wenn es sich um PDF-Dokumente handelt, die nicht durchsuchbar sind.
Dieser Blogbeitrag zeigt Ihnen, wie Sie diese Herausforderung mit der richtigen Technologie bewältigen können und warum der Einsatz von OCR-Tools (Optical Character Recognition) entscheidend für eine effiziente Dokumentenverwaltung ist.
Datenschätze finden und heben.
Das Problem: Nicht durchsuchbare PDFs in SharePoint
Viele Dokumente, die in Unternehmen verwendet werden, liegen im PDF-Format vor. Häufig handelt es sich dabei um gescannte Dokumente, die nur als Bilddateien gespeichert sind. Das bedeutet, dass sie keine durchsuchbaren Textinformationen enthalten, die von Suchmaschinen wie der SharePoint-Suche oder Microsoft Copilot erkannt werden können. Ohne diese Funktionalität ist es fast unmöglich, die benötigten Informationen schnell zu finden. Dies betrifft nicht nur einzelne Dokumente, sondern kann sich in umfangreichen SharePoint-Bibliotheken zu einem ernsthaften Problem entwickeln.
Nicht durchsuchbare PDFs stellen eine große Hürde dar, wenn es um die Effizienz in der Dokumentenverwaltung geht. Mitarbeiter müssen manuell nach wichtigen Daten suchen oder die Dateien öffnen, um den relevanten Inhalt zu finden. Das kostet nicht nur Zeit, sondern mindert auch die Produktivität und das Nutzererlebnis.
TIPP: Lesen Sie dazu auch unsere Artikel PDF in M365 und Copilot – Fluch und Segen.
Die Lösung: OCR-Tools zur Texterkennung und Durchsuchbarkeit
OCR-Tools sind eine bewährte Technologie, die es ermöglicht, Text in gescannten Dokumenten zu erkennen und diese durchsuchbar zu machen. Diese Tools wandeln die in den PDF-Dateien enthaltenen Bilder in bearbeitbaren und durchsuchbaren Text um, sodass Suchmaschinen wie SharePoint den Inhalt der Dokumente erfassen können.
Mit einem OCR-Tool können Sie:
Dokumente in durchsuchbaren Text umwandeln: OCR extrahiert den Text aus dem Bild und macht ihn für die Suche zugänglich.
Produktivität steigern: Mitarbeiter finden Informationen schneller und können so effizienter arbeiten.
Digitale Workflows verbessern: Die durchsuchbaren Dokumente lassen sich nahtlos in Workflows integrieren, wodurch Prozesse wie das Suchen und Analysieren von Daten erheblich beschleunigt werden.
Der Einsatz von OCR-Tools ist nicht nur eine technische Verbesserung, sondern auch ein strategischer Schritt, um Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen.
Vorteile der Umwandlung von PDFs in durchsuchbare Dokumente
Die Umwandlung von PDFs in durchsuchbare Dokumente bietet zahlreiche Vorteile. Hier sind einige der wichtigsten:
Zeitersparnis: Mitarbeiter müssen nicht mehr jedes Dokument manuell durchsuchen, um die benötigten Informationen zu finden. Die durchsuchbaren Dokumente können schnell mit der Suchfunktion gefunden werden.
Verbesserte Produktivität: Weniger Zeit für die Suche bedeutet mehr Zeit für produktive Aufgaben. Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und die Zeit effizienter nutzen.
Bessere Nutzung von SharePoint: SharePoint wird als zentrale Plattform für die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement in vielen Unternehmen genutzt. Durchsuchbare Dokumente maximieren den Nutzen dieser Plattform, da die integrierte Suchfunktion und auch Tools wie Microsoft Copilot ihre volle Leistungsfähigkeit entfalten können.
Mehrwert aus bestehenden Daten: Viele Unternehmen verfügen über große Mengen an digitalen und gescannten Dokumenten. Mit OCR-Tools lassen sich diese „versteckten Schätze“ heben und besser nutzen.
Ihr Unternehmen zukunftssicher macheN
Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran, und Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Tools und Technologien auf dem neuesten Stand sind. Die Implementierung von OCR-Tools zur Verbesserung der Dokumentensuche ist ein entscheidender Schritt in diese Richtung. Sie ermöglicht nicht nur eine effizientere Arbeit, sondern sorgt auch dafür, dass Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt.
Unser Tipp: Wir bieten bis zum 30.09.2024 eine kostenlose Analyse Ihres SharePoint-Tenants an, um Ihnen zu helfen, nicht durchsuchbare PDF-Dokumente zu identifizieren und diese mit OCR-Technologie durchsuchbar zu machen. Diese Analyse ermöglicht es Ihnen, den vollen Wert Ihrer digitalen Dokumente zu erschließen und wertvolle Zeit zu sparen.
Fazit: Mit OCR-Tools und SharePoint die Produktivität steigern
Die Einführung von OCR-Tools zur Umwandlung von nicht durchsuchbaren PDF-Dokumenten in durchsuchbare Dateien ist ein wichtiger Schritt, um die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern. Durchsuchbare Dokumente verbessern die Effizienz der SharePoint-Suche und ermöglichen es Mitarbeitern, schneller und präziser auf wichtige Informationen zuzugreifen.
Nutzen Sie die Chance, Ihre digitale Transformation voranzutreiben und lassen Sie sich von uns bei der Optimierung Ihrer SharePoint-Dokumentenverwaltung unterstützen. Machen Sie Ihre Dokumente durchsuchbar und heben Sie die verborgenen Schätze in Ihrem SharePoint-System!