ignition Sitemap - M365 Teamsites einfach managen

Eine Organisation in Sharepoint online zu bringen und den Fileserver in weiten Zügen aufzulösen bringt für viele unserer Kunden eine enormen Effizienzgewinn und erhöht meistens im Kielwasser gleich noch den Datenschutz erheblich, da Rechte tatsächlich auf Basis von Zuständigkeiten erteilt werden.

Admins haben im Sharepoint auch das eine oder andere Werkzeug, das die Verwaltung ermöglicht. Leider hat aber auch Sharepoint seine Grenzen: hat man zu viele unnötige (weil nicht mehr benötigte) Teamsites, verwässert dies die Suchergebnisse und macht das Handling schwerer.

Und: obwohl ich normalerweise pauschal behaupten würde, dass man den Sharepoint-Speicherplatz in der Regel nicht verbrauchen kann, passiert dies eben doch ab und an bei Kunden mit sehr hohem Datenvolumen.

Präventives Aufräumen hilft in beiden Fällen - doch wer hat schon die Zeit, sich regelmäßig im Admin-Center alle Sharepoint-Sites durchzusuchen.

Ein schönes Beispiel für die Leistungsfähigkeit der Bordmittel von Microsoft 365 stellt hier unsere Lösung SiteMap dar:

Als Kernkomponenten nutzt SiteMap Powerautomate Flows und den Sharepoint um ein automatisiertes Lifecycle-Management für Sharepoint-Teamsites und den damit verbundenen M365 Gruppen samt Teams, Planner usw. umzusetzen.

Wird eine neue Site angelegt, wird sie automatisch erfasst und den Besitzern nach einer vorgegebenen Zeit zum Review vorgelegt (dann müssen sie entscheiden, ob die Site weiter bestehen bleiben soll oder was damit passieren soll).

Weiterhin liefert Sitemap wertvolle Details in Bezug Besitzer und Mitglieder der Sites und deren Nutzung: wie viele Dokumentenbibliotheken mit welcher Gesamtgröße hat die Site, wie viele Listen gibt es, wann wurde das Site-Notizbuch zum letzten Mal verwendet, gibt es ein Team und wie viele Kanäle hat es.

So entsteht ein einfaches Dashboard mit schnellem Überblick für die wichtigsten Infos:

• welche Sites wurden zuletzt erstellt

• welche Sites haben zu viele Besitzer (viele Köche verderben den Brei)

• welche sind die Sites, die am meisten Speicherplatz beanspruchen

Da es sich nicht um eine statische Programmierung, sondern um kundenindividuelle Strukturen handelt, können Benachrichtigungen der Admins oder Besitzer in beliebiger Tiefe und zu beliebigen Events erfolgen.