Terminfindung leicht gemacht!
Ein wenig bekanntes Werkzeug
Viele Teilnehmer zu einem gemeinsamen Termin unter einen Hut zu bekommen, kann unter Umständen ziemlich nervenaufreibend sein. Für Outlook gibt es das Add-In FindTime. Ein praktisches Tool, welches die Terminfindung für alle Parteien deutlich vereinfacht.
Einen gemeinsamen Termin zu finden ist in vielen Fällen nicht ganz einfach.
Während man innerhalb der Firma und mit einer überschaubaren Teilnehmerzahl noch halbwegs klarkommt, wird das Ganze bei komplexeren Terminen - ggf. noch mit vielen externen Teilnehmern - schnell zur Sisyphus-Aufgabe.
Wildes Verschicken von Terminen mit x-facher nachträglicher Änderung ist genauso peinlich, wie halbgares Vorschlagen und zusammenfummeln der Antworten in einer Excel-Tabelle.
Für Outlook gibt es von Microsoft das Plugin "FindTime". Es kann direkt über die Funktion "Addins abrufen" in Outlook heruntergeladen und installiert werden und integriert sich in Form von Zusatzknöpfen in den Terminerstellungsablauf:
Das Konzept erinnert hierbei an Doodle-Umfragen.
Der Vorteil bei FindTime allerdings liegt in der direkten Integration in Outlook. Man hat alles schön an einem Ort und muss nicht auf weitere Applikationen zurückgreifen.
Besonders praktisch in der Nutzung: Nur der Organisator benötigt das Plugin, alle anderen Teilnehmer benötigen nicht einmal einen M365-Account.
FindTime für Outlook
FindTime ist ein Outlook-Add-In, dass es Ihnen erlaubt, schnell Zeiten für Besprechungen mit anderen zu finden – etwas, das sonst Wochen dauern kann ohne FindTime. FindTime hilft Ihnen dabei, Zeiten für Besprechungen einzugrenzen, indem die verfügbaren Frei/Gebucht-Daten Ihrer Teilnehmer geprüft werden. Außerdem wird eine Abstimmung erstellt, durch die die Teilnehmer über die von Ihnen vorgeschlagenen Zeiten abstimmen und sogar selbst neue Zeiten vorschlagen können.
Funktion 1: Verfügbarkeit interner Teilnehmer übersichtlich bewerten
Nachdem der Termin mit den benötigten Teilnehmern gefüllt ist, zeigt FindTime nach der Aktivierung eine Übersicht mit der Verfügbarkeit der internen Teilnehmer auf deren Kalender Outlook direkt Zugriff hat (diese ist deutlich gelungener als das eingebaute Planungsgitter in Outlook).
Auf diesem Weg findet man schnell einen oder mehrere Termine, die für die internen Teilnehmer passen. Diese wählt man dann aus und erstellt so normalerweise eine Liste mit Terminvorschlägen.
Funktion 2: Abfragen der Verfügbarkeit aller Teilnehmer
Nach dem Absenden erhalten alle Teilnehmer eine Nachricht mit der Übersicht der Terminvorschläge und können darüber abstimmen, welche der Terminvorschläge für sie am besten passen. Die Teilnehmer haben für jeden der Vorschläge die Wahlmöglichkeit zwischen "Bevorzugt", "Ja" und "Nein".
Wichtig: da die Abstimmung über eine Webseite erfolgt, müssen die Empfänger nicht FindTime installiert haben und benötigen noch nicht einmal Outlook.
Dabei kann man FindTime damit beauftragen, direkt alle Termine im eigenen Kalender zu blocken und auch automatisch die finale Einladung zu verschicken, wenn die Teilnehmer einen Konsens gefunden haben. Man kann aber auch alles selber machen.
Funktion 3: Überblick über die eigenen Einladungen
Mittels der Dashboard-Website von FindTime bekommt man schnell einen Überblick über die eigenen Einladungen und deren Stand: